فن گزارش نویسی

فن گزارش نویسی

قسمت هفتم
اقسام گزارش
به طور کلی گزارش‌ها از نظر ارائه به دو نوع متفاوت تقسیم می‌شود.
الف- گزارش کتبی
چنانچه ارائه اطلاعات، بررسی‌ها و پژوهشها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی می‌نامند.

فن گزارش نویسی

قسمت هفتم
اقسام گزارش
به طور کلی گزارش‌ها از نظر ارائه به دو نوع متفاوت تقسیم می‌شود.
الف- گزارش کتبی
چنانچه ارائه اطلاعات، بررسی‌ها و پژوهشها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی می‌نامند.
ب- گزارش شفاهی
هر گاه اطلاعات، بررسیها و پژوهشها به صورت سخنرانی و مشاوره (بحث و گفتگو) ارائه شود، آن را گزارش شفاهی گویند. گاهی فوریت مطالب و عدم نیاز به نگهداری آن در پرونده جهت مراجعه‌های بعدی، ایجاب می‌کند که گزارش‌ها به صورت شفاهی عنوان شود.
مزایا و مشکلات گزارش‌های کتبی و شفاهی
هر یک از این دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت که با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرد و یکی از این دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش برگزیند.
در سازمانهای اداری غالباً دیده شده که کارکنان، گزارش‌های خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم خود ارائه می‌دهند و حتی در مواردی که گزارش‌های کتبی نیز به وسیلة آنها تهیه و ارائه گردیده است، در عین حال همان گزارش‌ها را از نو به صورت شفاهی بیان می‌کنند.
بدیهی است هر گاه فاصله میان کارکنان و رؤسای آنها زیاد نباشد و گزارش‌ها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد، می‌توان در مواردی آنها را شفاهاً ارائه کرد، ولی غالباً گزارش‌های اداری به صورت کتبی تنظیم و ارائه می‌گردد.
مزایای گزارش‌های شفاهی
- کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطالب بر حسب شرایطی زمان و مکان و نوع شنوندگان.
- امکان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفه‌جویی در وقت.
- امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود.
- استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلوایزل (تابلو با چهارپایه، نحوی که متحرک باشد)، اُوِرْهِد یا اوپک و غیره.
- آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد.
- مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات.
- تأثیری که می‌تواند از راه بکار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ کلمات، حرکات چشم، سکوت در موقعیتهای گوناگون و استفاده از تعبایر، اصطلاحات، لطیفه‌ها و غیره بر شنوندگان بگذارد.
- امکان حذف بخشی از گزارش‌ها بر حسب، موقعیت و تکمیل آنها بر حسب ضرورت.
مشکلات گزارش‌های شفاهی
- نامناسب بودن محل گزارش و نداشتن نور و شرایط لازم و کافی.
- نبودن وسایل مورد نیاز.
- نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط.
- استنباطهای گوناگون افراد از مطالب طرح شده.
- فراهم نبودن امکانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پاره‌ای از موارد.
- محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.
- محدود بودن امکانات پخش مطالب برای آگاهی عموم در صورت لزوم.
- ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و همچنین عدم توجه به وضع ظاهر که خود از تأثیر کلام خواهد کاست.
- عدم امکان تطبیق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ یا مراجع و همچنین استانداردها و موازین در صورت لزوم.
- قابل استناد نبودن (مگر اینکه ضبط شده باشد).
مزایای گزارش‌های کتبی:
- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی.
- امکان استفاده عمومی از گزارش‌ها از طریق تکثیر و انتشار آنها.
- امکان ضبط و بایگانی برای سالها و بلکه قرنها.
- مستند ساختن آن با اسناد، مدارک، آمار، تابلو رنگی و تصاویر و سایر امکانات.
- گویا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازک، سیاه، خطوط رنگی و سایر تزئینات چاپی.
- امکان فصل‌بندی و طبقه‌بندی (می‌توان تهیه و تنظیم بخش‌ها یا فصولی از گزارش را بر عهده افراد کاردان گذاشت.)
- فراهم آمدن اعتماد و اطمینان بیشتر.
- استفادة از آن برای معرفی و تبلیغ در موارد لازم.
مشکلات گزارش‌های کتبی:
- احتیاج به صرف وقت زیاد در بسیاری از موارد
- صرف هزینه زیاد برای تهیه کاغذ، وقت ماشین‌نویس و تأمین نیروی انسانی متخصص برای انجام این کار. (به همین دلیل بعضی از مؤسسات بزرگ کار تهیه و تنظیم گزارش‌ها را بر عهدة مؤسسات دیگر می‌گذارند، که آن هم معمولاً بدون اشکال نخواهد بود).
- دشواری استفاده از تمام اصول گزارش‌نویسی و مبادله اطلاعات.
- عدم استقبال عمومی افراد از تهیة گزارش به دلیل سختی کار و ترس از توانایی‌های خود.
- عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارش‌های کتبی در بیشتر موارد.