فن گزارش نویسی

فن گزارش نویسی

قسمت پنجم
استفاده از عناوین در گزارش‌ها
روش دیگری که امروز معمول و مراجعه به قسمتهای مختلف گزارش را برای خواننده بسیار آسان ساخته است، استفاده از عناوینی است که بخشهای مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز می‌سازد.

فن گزارش نویسی

قسمت پنجم
استفاده از عناوین در گزارش‌ها
روش دیگری که امروز معمول و مراجعه به قسمتهای مختلف گزارش را برای خواننده بسیار آسان ساخته است، استفاده از عناوینی است که بخشهای مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز می‌سازد.
این عناوین برای خواننده در حکم نقشة راه محسوب می‌شود و طبعاً زمانی سودمند تواند بود که نویسنده همة راهنمایی‌های مربوط به گزارش را رعایت کرده باشد. در آن صورت است که استفاده از عناوین، راهگشای خواننده برای دریافت سریعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پیغام خواهد بود.
هنوز بهترین راه برای استفاده از عناوین، معرفی نشده، و هر نویسنده‌ای بر اساس تجربه و نوع نوشتة خویش و شناختی که از خواننده دارد، از عنوان خاصی استفاده می‌کند و گاهی در یک نوشته ممکن است از چند نوع عنوان استفاده کرد.
انعطاف‌پذیری و تصرّف در نحوه انتخاب عنوان، بستگی به مهارت نویسنده و ذوق او در نوشتن مقالات یا تنظیم گزارش‌ها دارد.
معمولاً مطالب اصلی هر نوشته، زیر یک عنوان اصلی قرار می‌گیرد و سایر مطالب را بر حسب اهمیّت و ربط منطقی می‌توان در زیر عنوانهای فرعی آورد.
ترجیح داشتن ساده‌نویسی بر پیچیده‌نویسی
باسوادترین خواننده نیز در برابر یک رشته کلمات طولانی و پیچیده در می‌ماند و یا در فهم مطلب دچار تردید می‌شود. هر عقل سلیمی ساده‌نویسی را می‌پسندد و پیچیده‌نویسی را ناپسند می‌داند.
گاهی مناسب‌ترین کلمه یا عبارت، مشکل‌ترین و پیچیده‌ترین کلمه یاعبارت است، در آن صورت ناگزیر باید آن را به کار برد، ولی باید کوشید معادلی ساده برای آن برگزید.
چنانچه گفتیم گاهی در نوشتن، ثانیه‌ها اهمیّت پیدا می‌کند، در این صورت نوشته هر چه کوتاهتر باشد – چنانچه رسا باشد – بهتر است.
روزگاری نه چندان دور، ساده‌نویسی را نشانة «سَبُکی» و پیچیده‌نویسی را «وقار و متانت» می‌دانستند و معتقد بودند آدم فاضل و عالم باید طوری بنویسد که همه کسی نفهمد و بکوشد الفاظ غیرمصطلح و دور از فهم عمومی بکار برد، وگرنه از عوام شناخته نمی‌شود (؟).
زبان آن ملتی رسا و بزرگ است که دارای افکار خوب و بزرگ باشد. این سخن درستی است که گفته‌اند، «مردان بزرگ واژه‌های کوچک بکار می‌گیرند و مردان کوچک واژه‌های بزرگ و سنگین».
هر کلمه‌ای – مانند انسان و تمدنهای بشری – مراحل سه گانة «زادن»، «رشد» و «مرگ» را می‌گذراند و به عبارت بهتر زبان هم مثل لباس، خوی و طرز فکر انسان پیوسته در تحوّل و انتقال است. هر کلمه‌ای وقتی درست است که بیشتر افراد به ویژه اهل لغت و ادب آن را درست بدانند و به کار برند.
بعضی از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها
ناآشنا آشنا
الحاق پیوستن
الحاقیه ضمیمه
بالعیان آشکارا
اسقاط افتادگی
محرران نویسندگان
مصاف جنگ
اضطرار پریشانی (پریشان حالی)
سحاب ابر
مساعی کوشش‌ها
حشمت بزرگی
آوردن حقایق، بی‌آنکه مبالغه شود
منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. در این رهگذر هر نوع مبالغه یا بیش و کم، خواننده را از هدف نویسنده دور می‌کند و پایه‌های اعتماد میان نویسنده و خواننده را سست می‌سازد.
اگر در طبیعت گزارش، مطالبی است که خود این مطالب را برانگیزاننده احساسات خواننده است و مبالغه‌ای در آن صورت نگرفته است، چنین گزارشی منطقی و اطمینان‌بخش است، ولی اگر طبیعت گزارش، برانگیزانندة احساسات نیست ولی با تلاش دروغین نویسنده این تحریف و کژی صورت گرفته و خواننده را تحت تأثیر قرار داده است، چنین گزارشی، اساساً گزارش نیست، چه در گزارش‌ سخن از مسؤولیت است.
گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی و سادگی تنظیم شده باشد، عملاً بهترین تأثیر را در خواننده می‌گذارد.
بدیهی است تلاش نویسندة گزارش در نحوة ترکیب کلمات، انتخاب واژه‌ها، رعایت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانه‌گذاری و سایر راهنماهای نگارش، وظیفه‌ای اجتناب‌ناپذیر است، ولی برانگیختن احساسات – اگر مغایر با واقعیت باشد – تمام تلاش نویسنده را خنثی و اجرش را ضایع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را – که در نتیجة گذشت زمان حاصل آمده است – از میان خواهد برد.
نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی
در نگارش باید کوشید همانگونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن می‌گوییم، بنویسیم، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی (بدون تکلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پیچیده و عبارات چند پهلو) بنگاریم. تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم.
در بعضی از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقی ندارد. مردم همانگونه می‌نویسند که سخن می‌گویند. اما در برخی از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق می‌کند. هر چه زبان ادبیات ملتی پربارتر و قدیم‌تر باشد، فرق میان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بیشتر است.
زبان فارسی از جمله زبانهایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاریش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق می‌کند، حال آنکه زبان نوشتاری در همه جا یکسان است. اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیمه رسمی تکیه می‌شود. مقصود آوردن زبان گفتاری نیست، بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است.
بدیهی است هرگز در نوشتة خود نمی‌آوریم: «نظرم اینه» بلکه می‌نویسیم: «نظرم این است.»
در زیر نمونه‌هایی از جملات خیلی رسمی به نیمه رسمی تبدیل شده، به طوری که به شیوایی زبان هم لطمه‌ای وارد نشده است.
مثال:
جملات خیلی رسمی
جملات نیمه رسمی
1- این اداره اهتمام خواهد نمود.
1- این اداره خواهد کوشید.
2- محترماً نظر عالی را به این نکته معطوف می‌دارم.
2- محترماً نظر شما را به این نکته جلب می‌کنم.