فن گزارش نویسی

فن گزارش نویسی

قسمت دوم
مراحل چهارگانة گزارش‌نویسیبه منظور اجتناب از نارسایی گزارش، و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هر گونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد:
1- مرحلة تهیه و تدارک
2- مرحلة طرح ربط منطقی مطالب
3- مرحلة نگارش
4- مرحلة تجدیدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهیه و تدارک:فن گزارش نویسی

قسمت دوم
مراحل چهارگانة گزارش‌نویسیبه منظور اجتناب از نارسایی گزارش، و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هر گونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد:
1- مرحلة تهیه و تدارک
2- مرحلة طرح ربط منطقی مطالب
3- مرحلة نگارش
4- مرحلة تجدیدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهیه و تدارک:

فن گزارش نویسی

قسمت دوم
مراحل چهارگانة گزارش‌نویسیبه منظور اجتناب از نارسایی گزارش، و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هر گونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد:
1- مرحلة تهیه و تدارک
2- مرحلة طرح ربط منطقی مطالب
3- مرحلة نگارش
4- مرحلة تجدیدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهیه و تدارک:
قبل از آن که نوشتن را آغاز کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم که خوانندة گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می‌کند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجه‌گیری نهایی سودمند باشد.
چون در این بخش به اندیشه یا فکر کردن، بسیار اشاره کرده‌ایم، شاید بی‌ربط نباشد که تعریفی از فکر و علل چهارگانه آن ارائه بنماییم.تعریف فکر:
شاید در هر شبانه‌روز چندین بار واژة فکر را تکرار کنید، بی‌آنکه بدانید فکر چیست و چه نقشی در زندگی و کار اداری ما دارد.
دانشمندان منطق، فکر را چنین تعریف کرده‌اند:
«فکر همان ترتیب دادن امور معلوم است برای رسیدن به مجهول و به عبارت دیگر ترتیب دادن مقدمات است برای رسیدن به نتیجه»
بدیهی است اگر یکی از مقدمات یا اجزای فکر ناقص باشد، نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد.علل چهارگانه فکر:
همان گونه که برای ساختن هر چیز مادی چهار علت وجود دارد، برای فکر نیز چهار علّت برشمرده‌اند:
1- علت مادی فکر؛ و آن ترتیب امور معلوم است؛ مانند، چوب برای میز.
2- علت صوری فکر؛ و آن سازمان دادن و تنظیم امور معلوم و سپس صورتگری آنهاست که بر علت صوری فکر دلالت دارد؛ مانند، شکل و صورت میز.
3- علت فاعلی فکر؛ چون هر کاری از فاعلی سر می‌زند و هر ترتیبی دلالت بر ترتیب‌دهنده دارد، پس نیروی فکر که در موارد معلوم تصرف کرده، به آنها شکل و صورت محسوس می‌بخشد، علت فاعلی فکر است؛ مانند، نجار برای تهیه میز.
4- علت غایی فکر؛ رسیدن به مجهول است و گرفتن نتیجه؛ مانند، استفاده از میز (که مقصود سفارش‌دهنده است).
2- مرحله طرح ربط منطقی مطالب (ترتیب)
اغلب اتفاق می‌افتد، که گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افکار و طرح ربط منطقی ندارد، ولی باید دانست که بیشتر گزارش‌های اداری، فنی، اجتماعی و فرهنگی نیاز به ترتیب منطقی دارد.
البته پس از آشنایی کامل با فن گزارش‌نویسی و آیین نگارش و کسب مهارت در تنظیم گزار‌ش‌ها، این کار به صورت عادت در خواهد آمد، بدین معنی که نویسندگان گزارش‌ها، آنچنان نظم فکری پیدا می‌کنند که توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت می‌نمایند.
نکتة مهم:
مرحله اول گزارش‌نویسی (تهیه و تدارک) و مرحله دوم (ربط منطقی مطالب) پیوند ناگسستنی با هم دارند. یعنی مرحله اوّل، مرحلة جمع‌آوری و مرحلة دوم، مرحلة ترتیب و توالی منطقی است. و این دو مرحله که مراحل دقت و تمرکز فکر است، روی هم موجب تکوین گزارش می‌شود. به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشکیل می‌دهد و با تحقق این مرحله آماده خواهید شد که گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه کاغذ بیاورید.
موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوة طرح‌ریزی آن دارد، بنابراین طرحِ هر گزارش، باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد.
1- کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
2- نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم و تأخر و طبقه‌بندی صحیح به دست دهد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.
4- برای هر کسی – حتی اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد – در مراجعات بعدی قابل قبول بوده، دچار سوء تعبیر نشود.
3- مرحله نگارش
خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایة نگارش؛ و نگارش خوب به سرمایه‌های علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد، و گزارش، اثربخش نخواهد بود مگر آنکه علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی برشمرده زیر توجه نماید:
· 1- فکر کردن قبل از نوشتن.
· 2- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی.
· 3- در نظر گرفتن خواننده.
· 4- آگاهی به نکات دستوری و جمله‌بندی در حد لزوم.
· 5- ترجیح ساده‌نویسی به پیچیده‌نویسی.
· 6- پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن.
· 7- به کار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخص دارند.
· 8- بیان حقایق، بی آن که قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.
· 9- دانستن فن گزارش‌نویسی.
فکر نویسنده (گزارشگر) قبل از هر چیز باید متوجه هدف موضوعی باشد که دربارة آن باید گزارش تهیه کند، چه؛ هدف، هم آغاز حرکت است و هم پایان آن، و اگر موضوع را فراموش کند، قادر به ابلاغ پیام خویش نخواهد بود.
نباید فراموش کرد که هر جمله گزارش باید حامل پیام باشد، و زمانی این مقصود حاصل می‌شود که روحِ هدف و موضوع در کالبد جمله‌ها و بندها نفوذ کرده باشد.
نوشتة شما؛ چه یک گزارش ساده باشد چه گزارش پیچیده، در هر دو صورت باید هدف و مقصودی داشته باشید و قبل از آغاز کار باید دید نوشتة شما برای رساندن کدامیک از هدفهای زیر است:
- برانگیختن علاقة خواننده.
- اثر گذاشتن روی حالاتِ روحی او.
- دادن پاره‌ای اطلاعات.
- حلّ و فصل یک مسألة پیچیده و یا ساده.
- اعلام نتیجة یک مأموریت فردی یا گروهی.
- اعلام نتیجة یک تحقیق علمی، اقتصادی، اجتماعی و ...
- ارزیابی به وسیلة خواننده، صدور حکم نهایی توسط او.
نویسنده نباید اجازه دهد که خواننده، در طول گزارش؛ یعنی مقدمه؛ متن و نتیجه یا پیشنهاد دچار سردرگمی و آشفتگی گردد، و از همان آغاز باید به وی دربارة گزارش، یک نظر کلی داده شود و معمولاً نویسنده، این وظیفه را در مقدمة گزارش انجام می‌دهد.
وظیفة مقدمه آن است که خواننده را – بدون آنکه دچار سردرگمی شود – در جریان فکر و هدف نویسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پیام نویسنده را به روشنی دریافت کند.
هر مقدمه دارای سه وظیفة اصلی است:
1- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده.
2- مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش.
3- به دست دادن طرح و نقشة ارائة مطلب.
4- مرحلة تجدیدنظر و اصلاح گزارش
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و با مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جای خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود.
اگر تجدید نظر با دقّت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.
علمای فن، انجام دادنِ سه کار را در مرحلة تجدید نظر توصیه می‌کنند:
1- گزارش را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویة دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چنانچه در انتقال فکر، مانعی یا نقصی مشاهده شد، بتوانیم آن را جبران کنیم.
2- گزارش را بلند بخوانیم، تا از راه گوش و چشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
3- گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی‌ها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم.
تجدید نظرِ نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می‌شود. در این مرحله است که شخص آنچه را که می‌خواسته بگوید، می‌بیند؛ نه آنچه را که نوشته است.
کافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچة چشم او به موضوع بنگریم.
برای اطمینان بیشتر بهتر است که نوشته خود را به دیگری بدهیم، او بخواند، سپس سؤالات زیر را با توجه به ادراکی که از نوشته نموده، پاسخ گوید:
- آیا مفهوم نوشته روشن است؟
- آیا نظم و ترتیب کلی نوشته درست است؟
- آیا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
- آیا کلمات خوب انتخاب شده؟
- آیا نکات مهم مورد تأکید قرار گرفته است؟
- آیا جمله‌بندی صحیح است؟
- آیا فکر به آسانی از یک مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است؟
- آیا اجزای اصلی و فرعی، درست و منطقی انتخاب شده است؟
- آیا مثالها و نمونه‌ها کافی است؟
- آیا پاراگرافها با هم همبستگی لازم را دارند؟
- اگر به زیرنویس یا ضمائم گزارش اشاره شده، آیا زیرنویس یا ضمائم روشن، گویا و قابل فهم است؟
- آیا هدفِ گزارش به خوبی درک می‌شود؟